Как повысить надежность бизнеса с помощью электронного документооборота: кейс Sovtes

О том, как взять максимум для бизнеса от перехода на электронный документооборот, рассказывает сооснователь Sovtes Максим Севостьянов.

 Что такое Sovtes и как это работает

Sovtes — площадка для поиска транспортных компаний и грузов. Мы помогаем крупным грузоотправителям автоматизировать закупку транспортных услуг и обеспечивать контроль в процессе перевозки грузов. На электронной площадке заказчик оформляет заявку на нужные услуги, задает параметры и находит наиболее подходящего перевозчика. Онлайн-система позволяет быстро обмениваться информацией между всеми участниками процесса перевозки и повышает надежность сделки при выборе поставщика услуг. С помощью онлайн-сервиса электронного документооборота Вчасно у заказчика есть возможность сразу же создать онлайн-заявку на перевозку грузов, а также подписать с помощью электронной цифровой подписи счет на оплату услуг и акт выполненных работ.

О переходе на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот существенно повысил и эффективность работы площадки, и скорость заключения договоров между нашими клиентами, и надежность услуг. При бумажном документообороте клиенты «спотыкались» о сложность идентификации подписанта, низкую скорость обмена документами между участниками процесса перевозки. Интеграция с облачным сервисом электронного документооборота Вчасно решила комплекс проблем: теперь подписывать документы по маршруту (заявку на перевозку, счет и акт выполненных работ) с помощью электронной цифровой подписи можно не покидая систему Sovtes. Сейчас мы также работаем над процессом подписания товарно-транспортной накладной в электронном виде, чтобы наши клиенты навсегда забыли о проблемах, связанных с почтовой и курьерской отправкой этих бумаг.

Важный нюанс — выбор сервиса электронного документооборота, который станет партнером компании. Мы обращали внимание на простоту и надежность решения. Важно, чтобы клиенту не нужно было устанавливать на компьютер допоолнительные программы: «Вчасно» устроен так, что для доступа к документам достаточно быть подключенным к интернету. Для нас также была важна гибкость в процессе настройки интеграции с нашим онлайн-решением — и здесь онлайн-сервис «Вчасно» оказался вне конкуренции. Кроме того, еще один ключевой пункт — безопасность и сохранность документов. «Вчасно» хранит документы на облачных серверах, максимально защищённых от взлома, поскольку это облачный сервис — с ним у клиента не возникнет опасности заражения компьютера вирусом при обновлении, как было недавно с другой программой электронного документооборота.

Первые результаты

Первое, что мы ощутили буквально сразу — колоссальную экономию времени. В среднем пакет документов, включающий в себя заявку на перевозку, счет и акт выполненных работ, передается в течение одной-двух недель после завершения маршрута. С помощью электронного документооборота этот срок сокращается в разы. Еще одно важнейшее преимущество — идентификация контрагента и построение прозрачных отношений с партнерами. При этом надежность сохранности электронных документов гораздо выше, чем бумажных.

Электронные документы помогают обезопасить грузоперевозки

Электронный документооборот — это прозрачный документооборот. Система фиксирует и сохраняет каждое действия: когда и кем создан документ, когда подписан, кому отправлен, какие были корректировки. Электронные документы невозможно «потерять», «не получить» или «изъять».

Конечно, никакие документы не застрахуют груз от целенаправленной кражи. Однако электронный документ уменьшит возможность подделки бумаг, снижая возможность безнаказанного хищения грузов. А это весьма распространенная проблема на рынке перевозок.

Будущее — за электронным документооборотом

Тарифы на доставку корреспонденции растут, что делает электронный обмен документами всё более привлекательным для бизнеса. При этом важно, что налоговые службы принимают для проверки электронные документы, это отражено в законодательстве.

Без внедрения инноваций компании проиграют в конкурентной борьбе. Чтобы привлечь и удержать клиентов и партнеров, необходимо обеспечивать высокий уровень сервиса и постоянно развиваться. Старые методы уже не работают.