Перше питання, яке виникає у бухгалтерів та юристів компаній, що впроваджують електронний документообіг, — «Що буде під час податкової перевірки?».
На форумі «Бізнес без паперу» керівник юридичного департаменту Zakupki.Prom.ua Леся Михаленко та керівник підрозділу обслуговування клієнтів «Вчасно» Володимир Онучак відповіли на це питання — розповіли про головні міфи та як підготуватися до перевірки.
Редакція EVO.Business публікує конспект доповіді.
В Zakupki.Prom.ua в онлайн переведено 95% документів. Деякі клієнти не можуть використовувати електронний документообіг — їхні центральні офіси знаходяться в іншій країні, де не можна використовувати папери такого вигляду.
До переходу на «Вчасно» компанія витрачала 3 млн грн на рік на роботу з паперовими документами. Щомісяця відправляли 20 тис. документів, тобто 40 тис. аркушів паперу (один примірник собі, інший — контрагенту — прим. ред.). Майже 500 тис. аркушів на рік.
На початку цього року майданчик Zakupki.Prom.ua успішно пройшов податкову перевірку.
Ось головні міфи про перевірки з електронними документами.
Міф 1: оригінали все рівно повинні бути на папері
Стаття 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» чітко визначає, що юридична значимість документа не може заперечуватися лише через те, що він в електронному вигляді.
Всього є три закони, які регулюють та дають чітке визначення такому типу паперів:
- «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»;
- «Про електронні довірчі послуги»;
- «Про електронні документи та електронний документообіг».
Міф спростовано.
Міф 2: електронні документи доведеться друкувати для перевірки
Перевірки проходять за певними стандартами.
Спочатку ті, хто перевіряють, приходять на підприємство і просять загальні документи. Оскільки є камеральні перевірки (без виїзду до платника, на базі доступних даних — прим. ред.), перевіряючий вже знає, які є нюанси та можливі проблеми.
Далі — досліджують актуальні в галузі питання. Наприклад, в ІТ-сфері — працевлаштування ФОП.
Потім вивчають питання валових витрат та валових доходів — дивляться великі операції по оборотно-сальдовій відомості.
Лише після цього перевіряють первинні документи — формують запит, які саме папери потрібно надати.
У випадку перевірки Zakupki.Prom.ua всі документи, які довелося надрукувати, помістилися в тонку папку.
Міф частково спростовано. Справді, може виникнути ситуація, коли перевіряючий попросить документи на папері, але це буде лише невелика вибірка.
Міф 3: інспектори будуть просити паперові документи, бо не знають, як працювати з електронними
Деякі бухгалтери думають так: «Щоб не виникло потім ніяких суперечок з інспектором, буду приймати документи на папері. Для перевірки також передам на папері. І мені процедура знайома, і йому».
Електронна звітність — це той самий електронний документ. І податкові органи працюють з ними вже тривалий період. Приймати звітність онлайн почали в 2005 році (тоді це було добровільно — прим. ред.), 2013 року це стало обов’язковим.
Міф спростовано.
Міф 4: відсутній порядок проведення електронних перевірок
Стаття 85 Податкового Кодексу говорить про те, що порядок проведення перевірок встановлено лише для великих платників податків (дохід за останні чотири податкові квартали перевищує 500 млн грн — прим. ред.).
Електронні звітністі та документи в майбутньому будуть обов’язковими, тому що перевірки проходитимуть виключно по ним.
Подача цих паперів буде здійснюватися в порядку, який встановить Міністерство фінансів. На сьогоднішній день воно цього не зробило. Використовуємо статтю 85 лише в тій частині, яка говорить, як робити паперову копію електронного документа, завіряти її та передавати перевіряючим.
Міф частково підтверджено. Законодавчі основи є, але порядок не прописаний.
Як підготуватися до перевірки
У вас просто повинно бути все гаразд із документами. В якому вони вигляді — не важливо для перевірки.
Як підготуватися:
1. Дізнатися дату проведення перевірки або чи увійшли ви до графіку проведення перевірок на рік.
2. Провести аудит, щоб визначити вразливі місця.
3. Виправити вразливі місця. Наприклад, із паперовими документами часто буває проблема в тому, що вони не підписані. З електронними простіше — одним кліком їх можна відфільтрувати за статусом («Підписані» чи «Не підписані» — прим. ред.).
Долучайтесь до Telegram-каналу EVO.Business, щоб не пропустити нові матеріали.
