Как перевести документооборот в цифровой вид и какие преимущества это дает компании?
С марта 2017 года компания Delivery Group обменивается с контрагентами электронными документами и одной из первых решилась тестировать электронные товарно-транспортные накладные
Почему в компании отдают предпочтение цифровизации документообмена и какие преимущества от этого получают – на Forum Digіtal рассказал Андрей Ивасив, соучредитель Delivery Group, председатель комитета по транспорту и логистике при СУП.
Первые этапы работы с электронными документами
С того момента, как компания Delivery начала обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде, прошло два года. При внедрении электронного документооборота мы столкнулись с тем, что нам придется перестроить не только бизнес-процессы, а и сознание наших сотрудников. Потому что перейти от привычных процессов чему-то новому – это почти всегда тяжело. В самом начале нам приходилось где-то даже бороться с нашей бухгалтерией, чтобы убедить их действовать по-другому.
Но мы столкнулись с другой проблемой: не все наши клиенты были готовы работать с электронными документами. И это в первую очередь касается крупных компаний. Почему? Потому что электронная цифровая подпись (квалифицированная электронная подпись) есть далеко не у всех сотрудников. С некоторыми такими крупными партнёрами мы до сих пор продолжаем работать и убеждать их, что электронные документы – это хорошо.
Небольшие компании начали с нами работать буквально с момента внедрения электронного документооборота. Его главным преимуществом для них стало то, что можно оперативно вносить исправления, согласовывать, подписывать и отправлять документы.
Эффект электронного документооборота
Первое преимущество, которое мы получили – уход от почтовой пересылки документов, что экономит нам не только деньги, но и время. Когда документация была еще в бумажном виде, и нам было необходимо внести какое-то изменение, порой на это уходило до месяца. Пока бухгалтеры изучат документы, согласуют по телефону, отправят по почте на подпись.
В электронном виде все гораздо проще: сейчас если контрагент заметил ошибку, он просто не подписывает этот документ, оперативно вносятся нужные исправления. Потом – на подпись, и правильный документ готов в течение нескольких минут.
Конечно, мы стали экономить ресурсы нашей бухгалтерии. Мы смогли больше людей выделить на другие направления, которые до этого бухгалтерия не успевала закрывать, и нам приходилось нанимать специалистов со стороны, чтобы временно перекрыть какие-то потребности.
Если говорить о цифрах, то раньше один бумажный документ с учетом бумаги, печати, почтовой пересылки, нам обходился районе от 1,5 до 2,5 грн. Сейчас общие затраты на один документ составляют приблизительно 40 копеек. То есть мы тратим в 5 раз меньше. А если учесть, что у нас таких документов сотни тысяч, общая сумма экономии – внушительная.
Еще и вопрос с архивом решается. Большие объемы документации в бумажном виде нужно где-то хранить. У нас такой трехлетний архив занимает площади в сотни квадратных метров. Но теперь мы не складываем документы в папке – все хранится в сервисе в электронном виде. И это просто замечательно.
Первые на рынке по внедрению е-ТТН
В логистической сфере, в которой работает Delivery Group, больше всего документов генерируют перевозки и обмен товарно-транспортными накладными (ТТН). Сейчас в Украине запущен процесс переведения их в электронный вид. Уже подготовлен соответствующий проект приказа Министерства инфраструктуры.
Если все будет хорошо, я думаю, что в ближайшие месяцы мы уже увидим реализацию обмена электронными ТТН на государственном уровне.
Пока процесс законодательного регулирования этой сферы еще не завершен, но мы решили попробовать обмениваться товарно-транспортными накладными в электронном виде через сервис «Вчасно». Используем их для внутренних перевозок и для работы со связанными компаниями. Естественно, пока все документы мы дублируем и в бумажном виде. Но с электронными тоже работаем активно, чтобы понять, как правильно построить бизнес-процесс, кому нужно дать право подписи, на кого получать квалифицированные электронные подписи. Сейчас мы выстроим процесс и будем готовы к тому моменту, когда сможем работать с е-ТТН официально.
К тому же, если бизнес не внедряет что-то новое, то количество людей, которые занимаются одним и тем же процессом, будет постоянно расти. Образуется своеобразная «вилка»: чтобы выполнить бóльшие объемы работ, нужно либо увеличивать количество сотрудников, либо внедрять технологии. Мы предпочитаем конечно, новые технологии. Поэтому если вы хотите, чтобы ваш бизнес был прибыльным, то электронный документооборот и другие цифровые инструменты должны прийти в вашу компанию.
