Украинский бизнес уже осознал важность электронного документооборота. Например, с помощью сервиса «Вчасно» онлайн-документы подписывают более 100 тыс. компаний.
 |
Однако, у некоторых бизнесов еще возникают трудности на пути цифровых изменений. Антон Скоков, руководитель «Вчасно», рассказал о пяти основных ошибках при внедрении электронного документооборота, и поделился рекомендациями, как их избежать. |
Выбор сервиса, который сложно масштабировать
Компании переходят на электронный документооборот постепенно. Выбирают подходящий сервис и начинают с перевода в цифровой вид одного типа документов.
Могут стартовать с документов, которыми обмениваются с подрядчиками. Это ускоряет процесс подписания договоров, сокращает расходы на офисные принадлежности и курьерскую доставку.
Но когда возникает желание перевести в онлайн еще какой-то вид бумаг, оказывается, что сервис электронного документооборота, который выбрали изначально, не поддерживает больший объем документов или требует чрезмерных расходов.
Получается, компания не может получить полноценной выгоды от электронного документооборота.
Нет ответственного за проект
При внедрении электронного документооборота в компании должен быть сотрудник, который полностью отвечает за процесс: с достаточными полномочиями, правом принимать решения и четкими критериями оценки результатов.
Без ответственного человека процесс пустится на самотек, никто не будет отслеживать результаты и вносить необходимые корректировки. Со временем о проекте забудут.
Создание своего сервиса документооборота
Некоторые компании хотят разработать собственный сервис электронного документооборота. В итоге на это уходит много времени, денег, затягивается процесс внедрения.
Вместо того, чтобы изобретать велосипед, эффективнее выбрать из уже готовых решений. Они созданы с учетом потребностей компаний, легко интегрируются, просты в использовании, не нужно дополнительно обучать сотрудников.
Например, чтобы зарегистрироваться в сервисе электронного документооборота «Вчасно» и отправить первый онлайн-документ уйдет всего три минуты.
Сотрудники не понимают цели и перспективы изменений
Чтобы реформы проходили гладко, нужно объяснять сотрудникам, с какой целью они проводятся и что изменится после внедрения.
Люди не сопротивляются изменениям, когда чувствуют безопасность и уверенность в будущем.
Нужно в самом начале проекта показать, в чем польза от электронного документооборота для компании и сотрудников. Люди должны быть уверены, что не останутся без работы, а смогут заниматься более интересными задачами.
Перевод в онлайн сразу всех видов документов
Пытаться перевести в электронный вид сразу все существующие документы — крайне рискованный путь. В случае неудачи пострадают все процессы.
Лучше начать с одного типа документов — например, с актов выполненных работ. Переходить к следующему виду стоит лишь после анализа, что получилось, что нет, учтя возникшие ошибки.
Чем больше компании использует документов, тем ощутимее будет эффект на начальном этапе. Если бизнес ежемесячно отправлял почтой 1000 документов, перейдя на электронный документооборот, получится сэкономить 11 тыс. грн, а если курьером — 81 тыс. грн.
