Электронный документооборот помогает компании сэкономить деньги, рабочее время и ресурсы. Как это выглядит на практике?
 |
О выгодах от электронного документооборота и нюансах выбора правильного сервиса рассказывает Наталия Соболь, аудитор ТОВ «АФ «Регистр» |
Первая попытка
На предприятии, где я веду учет, более 300 контрагентов. Им необходимо формировать и отправлять первичные документы каждый месяц. Услышав о появлении сервисов, которые могли бы помочь мне автоматизировать процесс, я сразу заинтересовалась этой возможностью.
Cначала мы попробовали внедрить электронных документооборот через сервис M.E.Doc. Но для того чтобы контрагент мог получить документы с помощью этого сервиса, ему необходимо было установить на компьютер их программное обеспечение. Не все контрагенты были к этому готовы: установка новой программы требует ее настройки, возможны конфликты с антивирусной системой и т.д. Так что я могла использовать электронный документооборот только с ограниченным числом клиентов.
Новые возможности
Потом моя коллега, у которой на предприятии много контрагентов и большой документооборот, рассказала об онлайн-сервисе обмена документами «Вчасно» — она была им очень довольна. Я решила попробовать этот сервис.
Оказалось, что подключиться к системе очень просто: для регистрации необходимо указать только e-mail, пароль и электронный ключ. Выяснилось также, что команда «Вчасно» готова помочь в решении индивидуальных особенностей ведения документооборота.
Значительное преимущество сервиса “Вчасно” в том, что для его использования не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Это стало большим плюсом для нас, из-за особенностей внутренней корпоративной политики и антивирусной защиты данных, и сразу облегчило подключение к электронному документообороту большого количества контрагентов.
Интерфейс программы понятный и простой. Уверена, что многие могут в нем разобраться без проблем.
Еще один плюс сервиса “Вчасно” — возможность импортировать в сервис документы непосредственно из программы 1С. При большом количестве документов это принципиально важно.
Список преимуществ
Переход на электронный документооборот дает компании массу преимуществ.
Во-первых, это существенная экономия времени. При наличии более 300 контрагентов ежемесячный процесс подготовки документов (печать, подпись, вкладывание в конверты) и их рассылка занимали несколько рабочих дней. Сейчас весь процесс занимает несколько часов.
Во-вторых, возможность оперативных исправлений. При наличии неточностей в документе (неправильный юридический адрес, неточность в округлении и т.п.) контрагент может сообщить об этом в тот же день, и через 5-10 минут получить исправленный документ.
В-третьих, экономия средств: при внедрении электронного оборота снизились расходы на приобретение бумаги, картриджей, конвертов, марок.
Ну и наконец, немаловажным положительным моментом я считаю посильный вклад о заботе об окружающей среде. Чем больше предприятий будут использовать электронный документооборот, тем меньше бумаги и сопутствующих материалов будет использоваться и, соответственно, меньше деревьев уничтожаться.
Популярные страхи и перспективы
К сожалению, не все украинские предприниматели готовы отказаться от бумажных документов. Многие опасаются, что при проверке фискальной службой могут возникнуть проблемы с признанием расходов и подлинностью документов. Поскольку электронные документы — это относительно новый вид документов для Украины и многие сталкиваются с этим впервые, подобные опасения естественны. Компании, у которых маленький документооборот, предпочитают сохранить сложившуюся практику, не вникая в новые возможности.
Однако я думаю, что уже половина моих коллег пользуются электронным документооборотом в том или ином виде. Большим прорывом в этом вопросе стал переход на обмен налоговыми накладными в электронном виде.
Мне кажется, что повсеместный переход к электронному документообороту — вопрос времени. Да, сейчас им пользуются преимущественно крупные, “продвинутые” и современные компании, однако надеюсь, вскоре это станет всеобщим трендом. Переход на электронную отчетность в свое время тоже вызвал много вопросов и сложностей. Сейчас многие признают, что это очень удобно.
Я думаю, многие скоро также оценят преимущества электронного документооборота и хотя бы частично перейдут на него.
Онлайн-сервис «Вчасно» (проект группы компаний EVO) предназначен для обмена, подписания и сохранения любых юридически значимых документов: соглашений и договоров, актов выполненных работ, счетов и т. д. Сервис работает со всеми видами ключей ЭЦП. Онлайн-принцип работы сервиса не требует отдельного обучения или установки на компьютер дополнительного ПО: для начала электронного документооборота нужен только компьютер, подключенный к интернету. Хранение документов в «облаке» исключает возможность их утраты или несанкционированного доступа к ним посторонних лиц.
