Тайм-менеджмент для предпринимателя: советы экспертов

Pat Flynn

Подход «Just-in-time-learning» изменил для меня все. А подход такой: я потребляю только контент, имеющий непосредственное отношение к одной задаче, к текущему проекту, над которым работаю. Все соцсети, статьи, видео либо обязаны помогать мне в текущей задаче – либо я категорически отключаю от них свое внимание в данный момент. Речь идет о жестком неумолимом отфильтровывании.

Правда, FOMO (fear of missing out, страх упустить важное) делает этот подход крайне трудным – ведь в мире и у наших близких столько всего происходит! Мы так боимся показаться отсталыми, недоинформированными! Нам будет так уныло без новостей отовсюду! Будьте выше этого. Будьте умнее этих глупых страхов.

А случайно встреченный во время работы интересный и потенциально полезный контент не изучайте сразу, а сохраняйте в заметках для легкого доступа позже.

Elizabeth Grace

Знайте свои личные и профессиональные важнейшие, приоритетнейшие задания на каждый день. Ежедневно прописывайте эти задания в планнере-календаре. Все остальное должно крутиться вокруг них или быть отброшено.

Самым эффективным будет делегировать планирование и другие рутинные активности другому сотруднику. Человек с такой функцией может явиться для вас самым мощным локомотивом и производительности труда, и стресс-восстановления.

Craig Jarrow

Хватит ждать идеального времени… препятствия будут всегда.
Хватит ждать идеального продукта… начните с продукта с минимальными недостатками.
Хватит ждать волшебной помощи… она никогда не придет тому, кто не идет сам.

Вы не можете ничего совершить… если вы не приступили.

Maura Thomas

Тайм-менеджмент – устаревшая идея. Управление вниманием (эттеншн-менеджмент) – вот новый путь к производительности труда. Если вы даже запланировали время для выполнения задачи, но провели это время, переключая внимание на еще несколько активностей, то конечный результат, вероятно, будет отличаться в худшую сторону от того, что вы хотели

Человек – не операционная система: он, в идеале, в каждый момент времени однозадачен. Управление вниманием означает эффективное и жесткое отсечение внутренних (мысли, ощущения) и внешних (действия, обстановка, информация) отвлекающих факторов – для достижения однозадачности, дающей и более высокое качество, и большую скорость проделанной работы.

Gregory Ciotti

Если вы не сталкивались с этим раньше, то система «заметок» – это простые 3×5 листки, на одной стороне каждого из них каждый вечер вы должны написать, что вы получите, когда сделаете все первоначально запланированное на следующий день (не список дел – а список результатов, можно только самых приоритетных).

В конце следующего дня напишите на другой стороне того же листа, что все-таки достигнуто. Сравните и увидите по заметке, что не достигнуто и на что именно вы отвлеклись.

Для меня это работает как лучший лакмус, лучший тест на собранность.

Ann Gomez

Люди пытаются решать слишком много вещей одновременно – и в результате очень мало прогрессируют в каждом деле (и в конечном итоге сжигают сами себя в процессе). Сформулируйте ваши самые главные действия и стройте каждый день вокруг них. Не позволяйте другим отвлечениям и заманчивым возможностям перебивать ваши приоритеты.

Кроме того, вероятно, понадобится надежная система управления приоритетами. Нам нравится идея «мастер-плана». Он отличается от просто плана тем, что вы знаете: у вас категорически нет времени ни на что иное, пока не выполнены задачи «мастер-плана».

Ari Meisel

Арендуйте виртуального помощника. Отдайте на аутсорсинг все, что вы не должны делать самостоятельно.

Carson Tate

У самозанятого предпринимателя, у которого хорошо пошло дело, бывает много свободного времени – но вы в этом случае не расслабляйтесь, а пришпоривайте себя. Если включать мотор машины только при выезде из гаража, а затем выключать, надеясь на хорошо набранную скорость – машина не только остановится, но возможно, потом вовсе не заведется. И с бизнесом, и с семьей это очень часто и происходит – поэтому «жать на газ» нужно постоянно.

Однако это не значит, что следует работать больше, чем нужно – следует просто делать все-все, что нужно, и точно-точно в срок. А для этого всегда нужен ежечасный подзавод все время ослабляющихся наших пружин.

Rodolphe Dutel

Не используйте свой мозг для запоминания текущих нюансов всех дел. Для мэйлов я использую SaneBox, для остальных задач – Evernote с совместным доступом к ним других людей. Я веду 35 отдельных Evernote-документов совместно с людьми, с которыми я регулярно действую – этакая мини-соцсеть – и все мои и их задачи и пометки «падают» из этих документов в централизованный список дел, который я ежедневно классифицирую по приоритетам и затем расставляю в свой планнер-календарь.

Peter Bregman

Вначале выделите 5 минут утром – и подумайте: что самое важное из того, что нужно выполнить сегодня.

Затем установите телефон на звуковой сигнал каждый час – и всякий раз, когда он прозвенит, спросите себя:

• То ли я делаю, что больше всего нужно сейчас делать?
• То ли я сейчас, кем больше всего хочу сейчас быть?

Наконец, вечером тоже выделите 5 минут – и спросите себя:

• Чему я сегодня научился? Кого мне нужно поблагодарить? У кого что спросить?
• Что я сделаю следующий раз иначе, чем сделал(а) сегодня?

Ключ к эффективности – работать над самым главным, отсеяв все остальное прочь.

Jocelyn K. Glei

Встройте 2-4 часа незанятого времени в некоторые рабочие дни. Это время не должно быть ангажировано под обучение, коммуникацию с людьми, бурные развлечения – это время отдыха именно для когнитивных и коммуникационных функций вашего мозга.

Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереальным. Тем не менее, исследования доказали важность отдыха для когнитивных и коммуникационных функций – без него снижается «пропускная способность мозга», ухудшаются способности памяти, вы делаете больше ошибок, теряете сообразительность.

Кстати, в Amazon Джефф Безос всегда оставлял по понедельникам и четвергам совершенно неприступные для дел часы среди рабочего дня. Думаю, такие «священные» часы являются отличительной чертой всех успешных руководителей.

Stever Robbins

Даешь бракоразводный процесс с гаремом ваших компьютеров и гаджетов! Шутки в сторону. Компьютеры и интернет – не только «хлеб» современной жизни, но и «вино»: продукт, которого не должно быть много.

Компьютеры, гаджеты, интернет отвлекают от важного, мешают сосредотачиваться на одном, гасят творческие силы, убивают способность к связному мышлению (поскольку представляют жизнь нескончаемым потоком прерываний, почти несвязанных элементов). А потому советуем вот что:

• Физически организовывайте свое рабочее пространство вокруг пустого стола, а не вокруг экрана. Когда компьютерная задача «пересекает ваш ум», добавьте ее в бумажный список, который держите под рукой.
• Держите компьютер в качестве инструмента, который вы, получив задачу, «вынимаете» из воображаемого футляра и затем «кладете обратно», когда идете передохнуть после выполнения задачи. Не используйте компьютер для отдыха между задачами, для того, чтобы отвлечь свой ум и внимание.
• На встречи не берите ноутбук. Делайте заметки вручную. Так вы будете лучше коммуницировать с людьми на встрече. И кстати, в ежегоднике, в котором меньше 400 страниц, легче найти даже самую затерянную запись – чем в ноуте и Evernote.
• Используйте бумажные заметки для топ-3 приоритетов каждого дня. Держите этот список топ-три перед собой все время. Помните, что бесконечные электронные списки дел на экране компьютера все равно по большей части упадут в вашем восприятии «ниже газетного сгиба».
• Не смотрите собственную электронную почту в середине дня. Пусть помощник, секретарь принимает деловые входящие письма – и передает вам только самые важные оперативные элементы, на которые ожидается срочный ответ или действие. Остальное изучайте строго по окончании текущих задач.
• Но даже и по окончании задач отвечайте только на мейлы, на которые можно ответить одним кратким предложением. Если требуется большой абзац текста, расскажите устно вашему помощнику, о чем надо написать – пусть он напишет ответ от вашего имени, а вы его просто просмотрите и отправьте.

Перевод с английского. Источник: Shopify.com. Автор: Сasandra Campbell