Елена Шустова: “Не хочешь делать “дурную” работу –  подумай, как этого не делать”

Я очень ленивый бухгалтер и ненавижу бумажки. Я люблю работать с данными, с аналитикой, делать отчеты. А шестое число каждого месяца, когда я трачу целый день для того, чтобы подписать 3-4 пачки бумаги, я ненавижу.  Рука отваливается: сначала проштамповать, потом все это подписать, потом упаковать и отправить. Сюда же — дежурные звонки другим бухгалтерам для уточнения реквизитов или полномочий подписантов. 

Это очень большой объем работы, нудной, неприятной, которую нужно сделать каждый месяц потому, что надо. •

Мне всегда очень хотелось избавиться от рутинной однотипной работы, а также ежемесячных оправданий об отсутствии оплат по причине неполучения документов. Вообще самая большая проблема, с которой бухгалтер сталкивается после 20-х чисел, начиная работать с дебиторской задолженностью, — это отсутствие оплат по причине неполучения документов. При этом “неполученные документы”, как правило, все-таки были получены, но утеряны на столе у бухгалтера или намерено проигнорированы. У меня есть замечательный контрагент, которому мы высылаем документы с уведомлением о вручении, рекомендованным письмом и каждый месяц — одна и та же история: «Мы не получили». При этом кто-то расписывается, получает документы по доверенности, потом они теряются.

В случае с электронными документами вся эта история с “мы не получили” исключается, потому что в системе сразу видно — когда был отправлен/получен документ, кем и когда подписан •

Т.е у меня есть подтверждение, которое при необходимости может быть использовано в суде. Не говоря уже о том, сколько денег и времени удается сэкономить при переходе на цифровые бизнес-процессы.

С электронными документами мы работаем уже два года. Сейчас мы предлагаем контрагентам обмен электронными документами, как опцию. Надеюсь, в скором времени сможем полностью перейти на онлайн-документооборот.

Сейчас мы работаем с несколькими системами одновременно. Начинали работать с “M.E.Doc”, а с этого года подключились также к “Вчасно”. У обеих систем есть свои преимущества и ограничения. “M.E.Doc” позволяет без проблем загружать стандартные документы. Если документы нужны специфические, требуется при помощи программистов создавать и подключать свои шаблоны. Также мне очень нравится их система хранения: у меня все лежит по папочкам, по месяцам. Там удобные фильтры, я могу найти любой документ любого контрагента. Еще один плюс — чтобы отправить документы, не нужно знать адрес контрагента, только код ЄДРПОУ. Если контрагент есть в “M.E.Doc”, вы друг друга найдете.

В тоже время, у системы есть серьезные ограничения, которые меня смущают. Во-первых, документы, которые у меня подписаны в “M.E.Doc”, я прочту только в “M.E.Doc”. Т.е. открыть документ я могу только в этой системе. Также есть сложности в работе с филиалами. Если у предприятия есть только одна бухгалтерия —  все замечательно, но если их несколько, то начинаются мучения: документ будет отправлен куда-то в центр, но ответственные лица об этом даже не узнают. И третье ограничение — это цена. Для того чтобы работать в “M.E.Doc”, нужно купить лицензию. То есть просто пригласить кого-то подписать документ не получится. 

Эти ограничения заставили нас обратить внимание на другие системы электронного документооборота. Так мы пришли к «Вчасно». •

Главный критерий, который был для меня важен — легкий вход. То есть человек должен без лишних сложностей просто зайти и подписать документ. Теперь, когда я загружаю документ, мой контрагент получает уведомление от «Вчасно», что  “Елена Шустова, «Финансовая компания МБК» («Финансовая компания МБК» и ООО “Портмоне” являются официально связанными лицами. — ред)  прислала вам такой документ”. Он по этой ссылочке заходит, авторизуется своими ключами (ЭЦП — электронно-цифровой подписью — ред), подписывает документ — и все готово.

Все, что ему нужно — свои электронные ключи,  больше ничего.

Процесс подписания занимает 30 секунд, а его “бесплатность” — это тоже очень большой плюс. •

Есть и минусы: система хранения могла бы быть и лучше, мне не очень удобно с ней работать.

Из 1000 документов в месяц, которые я рассылаю в “M.E.Doc”, до контрагентов доходят 500 (многие СПДшники не пользуются системой и не получают их, соответственно), а подписываются 20-30.  

Из 500 документов, которые я отправила на подпись в мае, подписаны около 400. Контрагенту легко подписать документ, а это суперважно.

Мы им пишем, что переходим на электронную версию, и теперь будем обмениваться документами  онлайн, но, при необходимости, готовы пересылать документы и в физическом виде.

Удивительно, но многие компании, которые подписывают все онлайн, все равно просят прислать им еще и оригиналы. Я думаю, это какой-то психологический барьер. Так им спокойнее.

Полтора года мы дублировали документы — работали и с электронными,  и с физическими. Сейчас предоставляем бумажные документы строго по запросу.

Сейчас очень «помогло» поднятие тарифов на почтовые услуги. Теперь с учетом печати, бумаги и рабочего времени отправка одного документа нам обходится в 10 гривен. На больших объемах это десятки тысяч гривен ежемесячно. Так что с одной стороны впустую тратятся деньги, а с другой — напрасно тратятся силы.  А бухгалтера — люди ленивые и это просто замечательно, я обожаю  ленивых.

Лень включает мозги. Не хочешь ты делать “дурную” работу — включи мозги, подумай, как этого не делать •

Во «Вчасно» у меня пакетное обслуживание, я плачу 1300 гривен, а это во много раз дешевле.

Поэтому сейчас, когда стало “дорого”, я надеюсь, что бухгалтера всерьез задумываются об электронном документообороте.  

Было бы здорово, если бы вопрос решился так, как в свое время с налоговыми накладными. Бухгалтерское сообщество визжало, стонало, орало, как это все ужасно, ровно три месяца. Через три месяца это стало привычкой. Когда я вспоминаю, как мы выбивали эти оригиналы налоговых накладных, сверяли, все это, подтверждали, проверяли реквизиты, это же был кошмар. Сейчас я просто счастлива, что я могу зайти в электронный кабинет, если там даже что-то мне не доходит, проверить в электронном документе, что это там все есть.

Мой личный прогноз — примерно через 2 года,  когда бизнес немного привыкнет обмениваться электронными документам,  почтовые тарифы вырастут, электронные документы станут реалиями большинства бизнесов.