Елена Шустова, главный бухгалтер Портмоне - фото
, , , 5 июля 2017, 16:14 1 527

Елена Шустова: “Не хочешь делать “дурную” работу –  подумай, как этого не делать”

Главный бухгалтер Portmone Елена Шустова уже два года пытается перевести контрагентов на электронный документооборот. О сложностях внедрения инноваций, о ленивых бухгалтерах, о преимуществах массового перехода на электронные документы, а также о перспективах цифровых бизнес-процессов в Украине она рассказала в беседе с EVO.business

Елена Шустова, главный бухгалтер Портмоне - фото
Елена Шустова

Елена, скажите, когда и почему вы задумались о переходе на электронные документы?

Я очень ленивый бухгалтер и ненавижу бумажки. Я люблю работать с данными, с аналитикой, делать отчеты. А шестое число каждого месяца, когда я трачу целый день для того, чтобы подписать 3-4 пачки бумаги, я ненавижу.  Рука отваливается: сначала проштамповать, потом все это подписать, потом упаковать и отправить. Сюда же дежурные звонки другим бухгалтерам для уточнения реквизитов или полномочий подписантов. 

Это очень большой объем работы, нудной, неприятной, которую нужно сделать каждый месяц потому, что надо.

Мне всегда очень хотелось избавиться от рутинной однотипной работы, а также ежемесячных оправданий об отсутствии оплат по причине неполучения документов. Вообще самая большая проблема, с которой бухгалтер сталкивается после 20-х чисел, начиная работать с дебиторской задолженностью, это отсутствие оплат по причине неполучения документов. При этом “неполученные документы”, как правило, все-таки были получены, но утеряны на столе у бухгалтера или намерено проигнорированы. У меня есть замечательный контрагент, которому мы высылаем документы с уведомлением о вручении, рекомендованным письмом и каждый месяц одна и та же история: «Мы не получили». При этом кто-то расписывается, получает документы по доверенности, потом они теряются.

В случае с электронными документами вся эта история с “мы не получили” исключается, потому что в системе сразу видно — когда был отправлен/получен документ, кем и когда подписан

Т.е у меня есть подтверждение, которое при необходимости может быть использовано в суде. Не говоря уже о том, сколько денег и времени удается сэкономить при переходе на цифровые бизнес-процессы.

С электронными документами мы работаем уже два года. Сейчас мы предлагаем контрагентам обмен электронными документами, как опцию. Надеюсь, в скором времени сможем полностью перейти на онлайн-документооборот.

С какими системами электронного документооборота работаете и почему выбор пал именно на них?

Сейчас мы работаем с несколькими системами одновременно. Начинали работать с “M.E.Doc”, а с этого года подключились также к “Вчасно”. У обеих систем есть свои преимущества и ограничения. “M.E.Doc” позволяет без проблем загружать стандартные документы. Если документы нужны специфические, требуется при помощи программистов создавать и подключать свои шаблоны. Также мне очень нравится их система хранения: у меня все лежит по папочкам, по месяцам. Там удобные фильтры, я могу найти любой документ любого контрагента. Еще один плюс чтобы отправить документы, не нужно знать адрес контрагента, только код ЄДРПОУ. Если контрагент есть в “M.E.Doc”, вы друг друга найдете.

В тоже время, у системы есть серьезные ограничения, которые меня смущают. Во-первых, документы, которые у меня подписаны в “M.E.Doc”, я прочту только в “M.E.Doc”. Т.е. открыть документ я могу только в этой системе. Также есть сложности в работе с филиалами. Если у предприятия есть только одна бухгалтерия —  все замечательно, но если их несколько, то начинаются мучения: документ будет отправлен куда-то в центр, но ответственные лица об этом даже не узнают. И третье ограничение это цена. Для того чтобы работать в “M.E.Doc”, нужно купить лицензию. То есть просто пригласить кого-то подписать документ не получится. 

Эти ограничения заставили нас обратить внимание на другие системы электронного документооборота. Так мы пришли к «Вчасно».

Главный критерий, который был для меня важен легкий вход. То есть человек должен без лишних сложностей просто зайти и подписать документ. Теперь, когда я загружаю документ, мой контрагент получает уведомление от «Вчасно», что  “Елена Шустова, «Финансовая компания МБК» («Финансовая компания МБК» и ООО “Портмоне” являются официально связанными лицами. — ред)  прислала вам такой документ”. Он по этой ссылочке заходит, авторизуется своими ключами (ЭЦП электронно-цифровой подписью ред), подписывает документ и все готово.

Все, что ему нужно свои электронные ключи,  больше ничего.

Процесс подписания занимает 30 секунд, а его “бесплатность” — это тоже очень большой плюс.

Есть и минусы: система хранения могла бы быть и лучше, мне не очень удобно с ней работать.

Сколько документов ежемесячно вы подписываете онлайн?

Из 1000 документов в месяц, которые я рассылаю в “M.E.Doc”, до контрагентов доходят 500 (многие СПДшники не пользуются системой и не получают их, соответственно), а подписываются 20-30.  

А во “Вчасно”?

Из 500 документов, которые я отправила на подпись в мае, подписаны около 400. Контрагенту легко подписать документ, а это суперважно.

Как вы стимулируете своих контрагентов перейти на электронный документооборот?

Мы им пишем, что переходим на электронную версию, и теперь будем обмениваться документами  онлайн, но, при необходимости, готовы пересылать документы и в физическом виде.

Удивительно, но многие компании, которые подписывают все онлайн, все равно просят прислать им еще и оригиналы. Я думаю, это какой-то психологический барьер. Так им спокойнее.

Полтора года мы дублировали документы работали и с электронными,  и с физическими. Сейчас предоставляем бумажные документы строго по запросу.

Сегодня на электронный документооборот Украине переходят только передовые компании. Как вы считаете, что должно измениться, чтобы цифровые бизнес-процессы стали массовыми?

Сейчас очень «помогло» поднятие тарифов на почтовые услуги. Теперь с учетом печати, бумаги и рабочего времени отправка одного документа нам обходится в 10 гривен. На больших объемах это десятки тысяч гривен ежемесячно. Так что с одной стороны впустую тратятся деньги, а с другой напрасно тратятся силы.  А бухгалтера люди ленивые и это просто замечательно, я обожаю  ленивых.

Лень включает мозги. Не хочешь ты делать “дурную” работу — включи мозги, подумай, как этого не делать

Во «Вчасно» у меня пакетное обслуживание, я плачу 1300 гривен, а это во много раз дешевле.

Поэтому сейчас, когда стало “дорого”, я надеюсь, что бухгалтера всерьез задумываются об электронном документообороте.  

Было бы здорово, если бы вопрос решился так, как в свое время с налоговыми накладными. Бухгалтерское сообщество визжало, стонало, орало, как это все ужасно, ровно три месяца. Через три месяца это стало привычкой. Когда я вспоминаю, как мы выбивали эти оригиналы налоговых накладных, сверяли, все это, подтверждали, проверяли реквизиты, это же был кошмар. Сейчас я просто счастлива, что я могу зайти в электронный кабинет, если там даже что-то мне не доходит, проверить в электронном документе, что это там все есть.

Мой личный прогноз примерно через 2 года,  когда бизнес немного привыкнет обмениваться электронными документам,  почтовые тарифы вырастут, электронные документы станут реалиями большинства бизнесов.