Процесс стратегических закупок – это цепь из множества рациональных шагов, каждый из которых может сэкономить бюджет компании. Ключ к успеху – понимание и тщательное выполнение всех правил
Стратегические закупки состоят из четырех этапов: анализ потребностей, процесс закупки, реализация, внедрение, поставка товара и управление контрактом. Подробнее об этом можно прочитать в материале Профессия – закупщик. Современные подходы к закупкам.На основе выступления директора по закупкам авиакомпании Etihad Сергея Довгаленко evo.business подготовил свод правил в библиотечку профессионального закупщика.
Рычаги влияния на цену
Cкидку можно получить на всём. Как правильно торговаться и какие аргументы помогут получить лучшую цену?
- Скидка от исторической цены. Предложить поставщику сделать скидку от цены, по которой этот товар закупался ранее.
- Скидка от объема. Чем больше покупаете, тем лучше будет цена.
- Минимальный гарантированный объем. Предложите поставщику минимальную гарантию потребления, снижайте его риски, за это он даст дополнительный процент скидки.
- Скидка с крайним сроком. Узнавайте, когда компаниям-поставщикам нужно закрыть свои квоты по продажам, когда у них заканчивается фискальный год. В это время они более склонны пойти на уступки, чтобы выполнить свои планы.
- Уровень сервиса. Узнайте у внутреннего заказчика или технических специалистов, какой уровень обслуживания необходим. Уровень сервиса непосредственно влияет на цену товара, это операционные расходы компании-заказчика.
- Контроль выполнения условий контракта. Следите, чтобы поставщик выполнял все обязательства, взятые в рамках контракта. За невыполнение устанавливайте штрафы.
- Ответственность поставщика за анонсированные выгоды. Если поставщик обещает, что его продукт сэкономит энную сумму денег для вашей компании, договоритесь провести оплату из этих сэкономленных средств (например, 50% от экономии). Уверенный в своем продукте или услуге поставщик пойдет на такие условия.
- Предпродажные расходы. Перелеты и командировки представителей поставщика только для переговоров в результате войдут в конечную стоимость закупки, потому отслеживайте и оговаривайте условия визитов заранее.
- Эксклюзивность. Пообещайте поставщику эксклюзивный контракт на 2-3 года, чтобы он мог проводить долгосрочное планирование. В этом случае есть шанс получить дополнительную скидку.
Рычаги предотвращения расходов
Тщательное планирование возможных затрат поможет не только избежать лишних расходов, но и получить дополнительные незапланированные «плюшки» от поставщика.
- Дополнительные компоненты поставки. Договоритесь, чтобы поставщик закладывал «в буфер» 1-2% компонентов для замены, например, деталей для ремонта техники. Это даст возможность не терять время и не заказывать по одной детальке, а провести оперативный ремонт и избежать лишних расходов.
- Исследование технических требований. Пригласите технических специалистов поставщика к себе в офис для общения с вашими техническими специалистами. Таким образом, они смогут четко сформулировать контрактную спецификацию, а это часто экономит десятки тысяч долларов.
- Небольшие доработки. Посчитайте стоимость обслуживания, поддержки, развития того, что вы закупили в течение определенного периода. Это нужно заложить в контракт, даже если не собираетесь покупать сразу. Обеспечив прозрачность ценообразования будущих периодов, вы избежите ненужных расходов.
- Расширенная гарантия. Попытайтесь увеличить гарантийный срок, поторгуйтесь. Это уменьшит ваши операционные расходы.
- Условия оплаты. Чем дольше вы откладываете оплату на потом, тем больше вы платите в виде рисков, которые закладываются в стоимость продукта. Можно договориться с поставщиком о сокращении срока постоплаты (например, 30 дней вместо 60), и получить скидку. Но это нужно делать, когда в компании надежный финансовый департамент.
- Способ оплаты. Отслеживайте, какие дополнительные расходы несет компания при разных способах оплаты. Например, оплата кредитной картой «стоит» +2,5%. В итоге даже такие небольшие проценты собираются в круглую сумму.
- Обучение и сертификация ваших специалистов. Это можно бесплатно получить от поставщика, чтобы он мог разгрузить свою службу поддержки и обезопасить ее от «бомбардировки» звонками от ваших инженеров с просьбой разобраться с продуктом.
- Формула корректировки цены. Если стоимость закупки связана с индексом потребительских цен в стране (например, на услуги охранников, уборщиков), то учитывайте ее рост в течение года, анализируйте, какой процент будет заложен.
- Рычаги оптимизации поставок. Обсуждайте, кто платит за доставку товара до склада, за растаможку и т.д.
- Периодичность заказов. Чем чаще заказываете, тем больше платите. Имеет смысл заказывать крупными партиями.
- Хранение. Выбирайте максимально удобный вариант хранения: на своем складе, у производителя, у подрядчика.
- Ремонт и возврат. Расходы на транспортировку оборудования для ее ремонта могут превышать стоимость покупки нового.
- Условия окончания контракта. Заранее подумайте, что делать с товаром по окончании срока эксплуатации, сколько денег уйдет на его утилизацию, например. Попытайтесь договориться с поставщиком, чтобы он выкупил или забрал назад б/у продукт. Рассмотрите вариант продажи использованных предметов на аукционах.
Рычаги создания дополнительной ценности
При правильном подходе закупки могут не только сэкономить, но и принести доход. Что нужно учесть?
- Сделайте поставщика клиентом. Для этого ему можно дать преимущество в тендерной оценке, предложить подписать корпоративный договор.
- Бартер. Поищите возможности для бартерного обмена.
- Маркетинговое партнерство. Вы можете продавать свою уникальную клиентуру поставщикам или проводить совместные акции.
- Комиссия от продажи. Если вы подсказали своему поставщику, как можно усовершенствовать продукт и он, воспользовавшись советом, создал новую «фичу», можете претендовать на комиссию от продаж (например, от первого клиента, который купит эту новую фишку).
- Социальная ответственность. Разделите ее с поставщиком. Например, совместно отдайте использованные компьютеры в школу.
- Своевременный «счетчик». Следите за тем, чтобы поставщик не включал «счетчик» за пользование продуктом на этапе тестирования. Плата должна насчитываться, когда вы получили первую гривну прибыли.
- Выбор специалистов. Для настройки сложного оборудования выбирайте адекватных специалистов: не заказывайте слишком дорогих для простых операций, но не экономьте на критически важных.
- Покупка авансом. Старайтесь услуги покупать большими партиями и авансом.