30 советов закупщику: как сэкономить и заработать на закупках

Процесс стратегических закупок – это цепь из множества рациональных шагов, каждый из которых может сэкономить бюджет компании. Ключ к успеху – понимание и тщательное выполнение всех правил

Как получить максимум от рекламы ProSale - фото
Depositphotos

Стратегические закупки состоят из четырех этапов: анализ потребностей, процесс закупки, реализация, внедрение, поставка товара и управление контрактом. Подробнее об этом можно прочитать в материале Профессия – закупщик. Современные подходы к закупкам.На основе выступления директора по закупкам авиакомпании Etihad Сергея Довгаленко evo.business подготовил свод правил в библиотечку профессионального закупщика.

1

Рычаги влияния на цену

Cкидку можно получить на всём. Как правильно торговаться и какие аргументы помогут получить лучшую цену?

  1. Скидка от исторической цены. Предложить поставщику сделать скидку от цены, по которой этот товар закупался ранее.
  2. Скидка от объема. Чем больше покупаете, тем лучше будет цена.
  3. Минимальный гарантированный объем. Предложите поставщику минимальную гарантию потребления, снижайте его риски, за это он даст дополнительный процент скидки.
  4. Скидка с крайним сроком. Узнавайте, когда компаниям-поставщикам нужно закрыть свои квоты по продажам, когда у них заканчивается фискальный год. В это время они более склонны пойти на уступки, чтобы выполнить свои планы.
  5. Уровень сервиса. Узнайте у внутреннего заказчика или технических специалистов, какой уровень обслуживания необходим. Уровень сервиса непосредственно влияет на цену товара, это операционные расходы компании-заказчика.
  6. Контроль выполнения условий контракта. Следите, чтобы поставщик выполнял все обязательства, взятые в рамках контракта. За невыполнение устанавливайте штрафы.
  7. Ответственность поставщика за анонсированные выгоды. Если поставщик обещает, что его продукт сэкономит энную сумму денег для вашей компании, договоритесь провести оплату из этих сэкономленных средств (например, 50% от экономии). Уверенный в своем продукте или услуге поставщик пойдет на такие условия.
  8. Предпродажные расходы. Перелеты и командировки представителей поставщика только для переговоров в результате войдут в конечную стоимость закупки, потому отслеживайте и оговаривайте условия визитов заранее.
  9. Эксклюзивность. Пообещайте поставщику эксклюзивный контракт на 2-3 года, чтобы он мог проводить долгосрочное планирование. В этом случае есть шанс получить дополнительную скидку.
2

Рычаги предотвращения расходов

Тщательное планирование возможных затрат поможет не только избежать лишних расходов, но и получить дополнительные незапланированные «плюшки» от поставщика.

  1. Дополнительные компоненты поставки. Договоритесь, чтобы поставщик закладывал «в буфер» 1-2% компонентов для замены, например, деталей для ремонта техники. Это даст возможность не терять время и не заказывать по одной детальке, а провести оперативный ремонт и избежать лишних расходов.
  2. Исследование технических требований. Пригласите технических специалистов поставщика к себе в офис для общения с вашими техническими специалистами. Таким образом, они смогут четко сформулировать контрактную спецификацию, а это часто экономит десятки тысяч долларов.
  3. Небольшие доработки. Посчитайте стоимость обслуживания, поддержки, развития того, что вы закупили в течение определенного периода. Это нужно заложить в контракт, даже если не собираетесь покупать сразу. Обеспечив прозрачность ценообразования будущих периодов, вы избежите ненужных расходов.
  4. Расширенная гарантия. Попытайтесь увеличить гарантийный срок, поторгуйтесь. Это уменьшит ваши операционные расходы.
  5. Условия оплаты. Чем дольше вы откладываете оплату на потом, тем больше вы платите в виде рисков, которые закладываются в стоимость продукта. Можно договориться с поставщиком о сокращении срока постоплаты (например, 30 дней вместо 60), и получить скидку. Но это нужно делать, когда в компании надежный финансовый департамент.
  6. Способ оплаты. Отслеживайте, какие дополнительные расходы несет компания при разных способах оплаты. Например, оплата кредитной картой «стоит» +2,5%. В итоге даже такие небольшие проценты собираются в круглую сумму.
  7. Обучение и сертификация ваших специалистов. Это можно бесплатно получить от поставщика, чтобы он мог разгрузить свою службу поддержки и обезопасить ее от «бомбардировки» звонками от ваших инженеров с просьбой разобраться с продуктом.
  8. Формула корректировки цены. Если стоимость закупки связана с индексом потребительских цен в стране (например, на услуги охранников, уборщиков), то учитывайте ее рост в течение года, анализируйте, какой процент будет заложен.
  9. Рычаги оптимизации поставок. Обсуждайте, кто платит за доставку товара до склада, за растаможку и т.д.
  10. Периодичность заказов. Чем чаще заказываете, тем больше платите. Имеет смысл заказывать крупными партиями.
  11. Хранение. Выбирайте максимально удобный вариант хранения: на своем складе, у производителя, у подрядчика.
  12. Ремонт и возврат. Расходы на транспортировку оборудования для ее ремонта могут превышать стоимость покупки нового.
  13. Условия окончания контракта. Заранее подумайте, что делать с товаром по окончании срока эксплуатации, сколько денег уйдет на его утилизацию, например. Попытайтесь договориться с поставщиком, чтобы он выкупил или забрал назад б/у продукт. Рассмотрите вариант продажи использованных предметов на аукционах.
3

Рычаги создания дополнительной ценности

При правильном подходе закупки могут не только сэкономить, но и принести доход. Что нужно учесть?

  1. Сделайте поставщика клиентом. Для этого ему можно дать преимущество в тендерной оценке, предложить подписать корпоративный договор.
  2. Бартер. Поищите возможности для бартерного обмена.
  3. Маркетинговое партнерство. Вы можете продавать свою уникальную клиентуру поставщикам или проводить совместные акции.
  4. Комиссия от продажи. Если вы подсказали своему поставщику, как можно усовершенствовать продукт и он, воспользовавшись советом, создал новую «фичу», можете претендовать на комиссию от продаж (например, от первого клиента, который купит эту новую фишку).
  5. Социальная ответственность. Разделите ее с поставщиком. Например, совместно отдайте использованные компьютеры в школу.
  6. Своевременный «счетчик». Следите за тем, чтобы поставщик не включал «счетчик» за пользование продуктом на этапе тестирования. Плата должна насчитываться, когда вы получили первую гривну прибыли.
  7. Выбор специалистов. Для настройки сложного оборудования выбирайте адекватных специалистов: не заказывайте слишком дорогих для простых операций, но не экономьте на критически важных.
  8. Покупка авансом. Старайтесь услуги покупать большими партиями и авансом.